Döküman Ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı; Projemizdeki  İş Sağlığı ve Güvenliği, Kalite Yönetimi ve Çevre Yönetimi Sistemlerinin dokümanlarının hazırlanması, OHSAS, ÇEVRE, KALİTE dokümanlarının tanımlanması, bu dokümanların numaralandırılması, onaylanması, çoğaltılması ve ilgili yerlere dağıtılması, revizyonu ve OHSAS, ÇEVRE, KALİTE kayıtlarının kontrolü ile ilgili yazılı yöntem oluşturmak ve sorumlulukları belirlemektir.

2. KAPSAM

Bu prosedür doküman sahibi olan tüm bölümleri kapsar.

3. SORUMLULUKLAR

3.1.  Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu: Tüm kalite yönetim sistemi dokümanlarının kontrolü, kabulü, onayı, yayını, revizyonu ve yürürlükten kaldırılması esnasındaki faaliyetlerin yürütülmesi ile dokümanların kalite sistemine uygunluk açısından onaylanmasından ve periyodik olarak gözden geçirilmesinden, Arşiv giriş çıkışlarını kontrol ederek, düzeni sağlamaktan sorumludur.

4. UYGULAMA

4.1. DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI:

4.1.1.Kalite, Çevre, İSG El Kitabı, Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu tarafından hazırlanır, Genel Müdür tarafından onaylanır.

4.1.2. Tüm Prosedürler BU PROSEDÜR ÖRNEK ALINARAK HAZIRLANACAKTIR,  İşletmede kullanılan diğer talimatlar ise Talimat Yazma Talimatına göre ilgili bölümler tarafından yazılarak hazırlanır.

4.2. DOKÜMANLARIN NUMARALANDIRILMASI

4.2.1. Kalite Sistem Dokümanlarının numaralandırma işlemi:

	XX      /	XX    /	XX
				Sıra Numarası
				Doküman Kodu
				Bölüm Kodu

    Doküman ve Bölüm Kodları aşağıda belirtildiği gibidir.

Doküman Kodları				Bölüm Kodları
Prosedür		PR		Genel Müdür	GM
İş Talimatı		TA		Kalite Yönetim	KY
Form		FR		Satınalma	SA
Plan		PL		Şantiyeler	ŞA
Rapor		RP		İhale Departmanı	İD
Tablo		TB		Muhasebe	MH
Şema		ŞM		Adacami	AD
Liste		LS
Görev Tanımı		GT

4.2.2. İlk yazıldıklarında bütün dokümanlara, "henüz değişiklik yapılmadı" anlamına gelen 0   (sıfır) revizyon numarası verilir.

4.2.3. Dokümanlara sayfa numarası aşağıdaki şekilde verilir;

	X / X
Okunulan Sayfanın
Tüm Sayfalar İçinde Kaçıncı Olduğu						Toplam Sayfa Sayısı

4.3. DOKÜMANLARIN YETERLİLİĞİNİN ONAYLANMASI:

4.3.1.Kalite El Kitabının, Çevre El Kitabını, İSG El Kitaplarının hazırlanması ve kalite sistem onayının verilmesi Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu tarafından yapılır ve Genel Müdür tarafından gözden geçirilerek onaylanır.

4.3.2. Kalite Sistem Dokümanları hazırlayan tarafından imzalanır, Birim Sorumlusu tarafından gözden geçirilir ve onaylanır. Kalite Sistem Dokümanlarında belirtilen aktivitelerin yürütülmesinden ve sonuçlandırılmasından dokümanı hazırlayan birim dışında başka bir birimde temel olarak sorumlu ise, doküman söz konusu Birim Sorumlusu tarafından da gözden geçirilerek onaylanabilir.

4.3.3. Hazırlanarak imzalanan ve Birim Sorumlularınca gözden geçirilerek onaylanan yukarıdaki dokümanlar, Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu tarafından da Kalite Sistemine uygunluk açısından gözden geçirilerek onaylanır.

4.4. DOKÜMAN DAĞITIMI:

4.4.1. Kalite El Kitabı, Prosedürler, Sistem Talimatları, İşletme Talimatları, Planlar, Tablolar, Şemalar, Görev Tanımları, "KONTROLLÜ DOKÜMAN" olarak dağıtılır.

4.4.2. Dokümanların dağıtılacağı yerlerin belirlenmesinden hazırlayan Birim Sorumlusu ile Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu, sorumludur.

4.4.3. Dokümanlar, ilgili Birim Sorumlularına elektronik ortamda mail yoluyla yapılır.

4.4.5. Yürürlükteki dokümanların ilgili baskılarının kullanım noktalarında bulunabilir olmasından Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu şantiyede Çevre ve İSG Yönetim Sorumlusu sorumludur.

4.4.7.KONTROLSÜZ DAĞITIM: Kullanılan dokümanların kopyaları gerektiğinde şirket dışına üzerine "KONTROLSÜZ DOKÜMAN" kaşesi vurularak verilebilir. Üzerinde “KONTROLSÜZ DOKÜMAN” kaşesi bulunan dokümanlar için revizyon gerçekleştirilmez.

4.4.8. Dokümanların okunabilir kalmasının sürekliliğini sağlamaktan ilgili birim sorumlusu sorumludur. Kullanımda olan Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sistemi dokümanlarında nem, yırtılma, vb. sebeplerden dolayı dokümanın okunmasına engel oluşturan durumlarda ilgili birim sorumlusu Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusundan yıpranan dokümanın kontrollü kopyasını alır ve kullanım yerinde bulundurulmasını sağlar.

4.5. DOKÜMANLARIN REVİZYONU

4.5.1. Doküman revizyonlarından, orijinal dokümanı hazırlayan birim sorumludur. Revizyon talebi ilgili birim sorumlusu tarafından Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusuna İç Yazışma Formu ile bildirilir. Doküman revizyonlarının hazırlanması ve onaylanmasında, 4.1. ve 4.3. maddelerinde belirtilen şartlar geçerlidir. Kalite, Çevre, İSG El Kitabının revizyonu sayfa bazında yapılır, revizyon değişiklikleri kontrol sayfasına işlenir.

4.5.2. Dokümanlarda yapılan her değişiklikte revizyon numarası birer olarak arttırılır.

4.5.3. Dağıtılan dokümanlar için doldurulmuş ve saklanmış olan ilgili Doküman Listesine revizyon açıklaması işlenir.

4.5.4. Dağıtım sırasında, değiştirilen dokümanların kullanımdan kaldırılmasından dağıtım yapılan birimler sorumludur. Eski nüshalar imha ( yırtarak ve geri dönüşüm) edilerek kullanımdan kaldırılır. Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusunda bulunan orijinal dokümana “GEÇERSİZ DOKÜMAN”  kaşesi vurularak revizyon dosyasında muhafaza edilir.

4.5.5. Herhangi bir doküman revizyon yapıldığında, ilgili doküman listesine revizyon işlenir. Revizyon sayısının 3’ ü geçmesi durumunda Doküman Listesi Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu tarafından revize edilir. İlgili doküman listeleri, Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu tarafından hazırlanır ve muhafaza edilir.

4.5.6. Yürürlükteki dokümanların gözden geçirilmesi için her yılın son ayında Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu bölümler için bir tarih belirler ve iç yazışma formu ile ilgili bölüm sorumlusunu bilgilendirir. Belirtilen tarihte Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu ve bölüm sorumlusu bölüme ait dokümanları birlikte gözden geçirirler ve güncelleştirilmesi gereken dokümanları belirleyip revize ederek onaylarlar.

4.6. DOKÜMANLARIN YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

4.6.1.Kullanımda kalması sakıncalı veya mevcut durumu artık yansıtmayan dokümanların yürürlükten kaldırılması 4.5.4'de belirtildiği gibi yapılır.

4.7.   DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR

4.7.1.Dış kaynaklı dokümanların takibinden ve kuruluş içinde kopyaların kontrollü olarak dağıtımından ve değiştirilmesinden Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu sorumludur. Dış kaynaklı dokümanlar, TSE standartları, gerekli yasal mevzuat şartları, şartnameler ve benzeri dokümanları kapsamaktadır. Dış kaynaklı dokümanların güncellikleri takip edilir. Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu temin edilen dış kaynaklı dokümanları doküman listesine kaydeder. Dış kaynaklı dokümanlar ilgili oldukları bölümlerin sorumlularına kontrollü doküman olarak dağıtılırlar Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu gerek gördüğü durumda bu dokümanların orijinal nüshasını saklar. İdare Amirleri, Şantiye Şefleri bu dokümanların güncel revizyonlarını kullanmaktan sorumludurlar.

4.7. KAYITLARIN KONTROLÜ

Bütün bölümler kalitenin sağlandığına, izlendiğine dair delil teşkil etmek üzere Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sistemi prosedürlerinde ve talimatlarında işaret edilen belirli form ve formatlarda kayıt tutmakla yükümlüdürler. Bu formlar ilgili dosyalarda kolayca ulaşılabilecek şekilde tanımlanır, ayrılır, saklanır.

4.7.1. Arşivleme

Kalite Sistemi Dokümantasyonun arşivlenmesi, firmamızda bu iş için belirlenmiş dolaplarda yapılmaktadır. Arşive koyulacak, kayıt, evrak ve belgelerin kayıtları, bölüm ve bölümlere göre sınıflandırılmış bir liste olan Kayıtlar Listesi'nde tutulur. Kayıt, evrak ve belge türlerine göre, bölümde kalacakları süreler Kayıtlar Listesi'nde belirtilir. Bunların kontrolü adı geçen liste esas alınarak yapılır.

Kalite, Çevre, İSG Yönetim Sorumlusu her yılın son ayında arşivi kontrol ederek, arşive yeni yerleştirilen kayıtların ve imha edilmesi gereken kayıtların kontrolünü yapar.

4.7.2. Manyetik Ortamdaki Bilgilerin Arşivlenmesi:

Kalite sistem dokümanlarının yedekleri İlgili Bölüm Sorumluları tarafından Yedekleme 2 ayda bir  yapılır.

5. KAYITLAR

Bu prosedür ile ilgili kayıtlar Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre tutulur ve saklanır.

6. DAĞITIM

Genel Koordinatör

Proje Müdürü

Şantiye Şefi

7. EKLER

Doküman Listesi, Dış Kaynaklı Doküman Listesi, , Kalite Kayıtları Listesi Formu